Cum protejăm datele

Această politică explică ce date cu caracter personal prelucrăm, de ce, pe ce temei legal, cu cine le împărțim și ce drepturi ai. E scrisă pe înțelesul unui patron de firmă mică, nu în jargon juridic, dar acoperă tot ce cer Regulamentul (UE) 2016/679 (GDPR) și Legea nr. 190/2018.

• Folosim datele strict ca să-ți găsim clienți potențiali și să trimitem email-uri de prospectare în numele tău, cu aprobarea ta.
• Nu vindem datele tale sau ale firmelor contactate și nu le folosim pentru publicitate.
• Datele principale sunt găzduite în Uniunea Europeană (Supabase, regiune UE). Câțiva furnizori (de ex. procesarea AI a textului) sunt în afara UE — vezi secțiunea „Transferuri în afara UE”.
• Ai control: îți poți exporta lead-urile oricând, îți poți șterge contul și poți cere o copie a datelor tale.
• O firmă contactată care nu mai vrea să fie găsită prin platformă poate cere ștergerea printr-un singur click din orice email primit — vezi mai jos.

Operatorul de date (cine decide de ce și cum sunt prelucrate datele) este POPA V.-I. GEORGE PERSOANĂ FIZICĂ AUTORIZATĂ, CUI 53806147, înregistrată la Registrul Comerțului cu nr. F2026006139009, cu sediul în B-dul Bucureștii Noi, 136, et. Parter, ap. 5, SECTOR 1, BUCURESTI („noi”).

Pentru orice întrebare sau cerere legată de datele tale, scrie la info@clientinoi.ro. Răspundem gratuit, în cel mult 30 de zile.

În prezent nu am numit un Responsabil cu protecția datelor (DPO). Dacă acest lucru se schimbă, vom publica aici datele lui de contact. Până atunci, toate cererile legate de GDPR sunt tratate direct de echipa noastră, la adresa de mai sus.

Colectăm doar datele de care avem nevoie ca să-ți oferim serviciul. Pe categorii:

• Date despre contul tău: nume, adresă de email, numele firmei, rol, preferințe de limbă/monedă/notificări. Parola este stocată doar sub formă de hash, niciodată în clar.
• Date de facturare: planul ales, istoricul plăților, adresa de facturare și codul de TVA, procesate prin Stripe. Nu vedem și nu stocăm numărul complet al cardului — acesta rămâne la Stripe.
• Token-uri de conectare a căsuței de email: dacă îți conectezi Gmail, Outlook sau un server SMTP propriu, păstrăm criptat doar ce e necesar pentru trimitere. Le poți revoca oricând din Setări.
• Conținutul pe care îl introduci: descrierea ofertei tale, tonul dorit, textul email-urilor și al răspunsurilor gestionate prin platformă.
• Date despre firmele pe care le contactezi (lead-uri): nume firmă, site, adresă de email și telefon de contact cu caracter public, CUI, domeniu de activitate, numele unei persoane de contact acolo unde e disponibil public, plus semnale din surse publice și licențiate (registre ONRC/ANAF, Google Maps, portaluri de recrutare, directoare de firme, baze de date de companii). Păstrăm și istoricul email-urilor trimise către ele și al răspunsurilor primite.
• Date tehnice colectate automat: adresa IP, tipul de browser și dispozitiv, paginile accesate, data și ora, jurnale de erori — folosite pentru securitate, prevenirea abuzului și diagnosticare.
• Jurnal de activitate în aplicație: căutări, trimiteri, aprobări, modificări de setări — folosit ca să calculăm valoarea generată și pentru audit de securitate.

Nu colectăm intenționat categorii speciale de date (sănătate, religie, opinii politice etc.) și te rugăm să nu introduci astfel de date în platformă.

Prelucrăm datele numai pentru scopurile de mai jos, fiecare cu temeiul lui legal din GDPR:

• Ca să-ți oferim serviciul — crearea contului, căutarea de lead-uri, redactarea și trimiterea email-urilor prin căsuța ta, gestionarea răspunsurilor: executarea contractului dintre tine și noi — Art. 6(1)(b).
• Facturare și contabilitate — emiterea și păstrarea facturilor: obligație legală — Art. 6(1)(c) (Legea contabilității nr. 82/1991, Codul fiscal).
• Conectarea căsuței tale de email (Gmail / Outlook / SMTP): consimțământul tău — Art. 6(1)(a); îl poți retrage oricând deconectând contul din Setări, fără să afectezi restul serviciului.
• Securitate, prevenirea fraudei și a abuzului, diagnosticare tehnică, îmbunătățirea produsului: interesul nostru legitim de a menține un serviciu sigur și funcțional — Art. 6(1)(f).
• Găsirea și contactarea firmelor potrivite ofertei tale (datele lead-urilor): interesul legitim al tău și al nostru în prospectarea comercială B2B — Art. 6(1)(f). Detalii și cum se pot opune firmele: secțiunea dedicată mai jos.
• Comunicări despre produs către tine (noutăți, sfaturi de utilizare), dacă te-ai abonat: consimțământ — Art. 6(1)(a), retractabil dintr-un click în orice email. Mesajele strict legate de cont și serviciu (facturi, alerte de securitate) ți le trimitem oricum, în baza contractului.

Nu folosim datele în alte scopuri decât cele de mai sus fără să te informăm în prealabil.

Nu vindem date și nu le dăm nimănui pentru scopurile lui proprii. Le împărțim doar cu furnizori care ne ajută să livrăm serviciul, fiecare pe bază de contract de prelucrare a datelor și doar cu ce le trebuie ca să-și facă treaba:

• Supabase (regiune UE) — baza de date și autentificarea; găzduiește datele contului și ale lead-urilor.
• Vercel — găzduirea aplicației web; procesează metadate de request (IP, tip de browser) pentru livrarea paginilor.
• Stripe — procesarea plăților și calculul automat al TVA (Stripe Tax).
• Anthropic (Claude) — redactează draft-urile de email, clasifică răspunsurile și evaluează semnalele lead-urilor. Anthropic nu antrenează modele pe datele trimise prin API și le păstrează doar temporar, pentru siguranță.
• Google / Microsoft — doar dacă îți conectezi contul de Gmail sau Outlook, ca să trimitem și să citim email-uri strict în numele tău.
• Resend — livrează notificările produsului către tine (nu email-urile de prospectare, acelea pleacă din căsuța ta conectată).
• Cloudflare (Turnstile) — protecție anti-bot pe paginile de autentificare; procesează adresa IP și semnale de browser ca să distingă oamenii de roboți.
• Furnizori de date despre firme — surse publice și licențiate din care aflăm ce firme există și care sunt relevante: date deschise ONRC/ANAF, Google Maps, portaluri de recrutare, FirmeAPI.ro, People Data Labs, directoare publice de firme și, pentru completarea unui contact, Hunter.io, Bright Data, ScrapeCreators, Serper. Fiecare primește doar interogarea necesară (de ex. un domeniu sau un CUI), nu datele contului tău.
• Servicii de verificare a adreselor de email (BounceCheck, NeverBounce sau ZeroBounce, când sunt activate) — verifică dacă o adresă există, ca să nu trimiți în gol.
• HubSpot — doar dacă ești pe plan Pro sau mai mare și îți conectezi CRM-ul, pentru sincronizarea lead-urilor.

Putem dezvălui date și autorităților, dacă legea ne obligă (de ex. o solicitare validă de la ANAF sau de la un organ judiciar), sau unui eventual cumpărător al afacerii — caz în care te vom informa în prealabil.

Datele tale de bază (cont, lead-uri) sunt stocate în UE. Totuși, câțiva dintre furnizorii de mai sus sunt stabiliți în Statele Unite sau în alte țări din afara Spațiului Economic European (Anthropic, Stripe, Resend, Cloudflare, unii furnizori de date) și, când folosim serviciile lor, o parte din date poate fi transferată în afara SEE.

Aceste transferuri se fac numai cu garanțiile cerute de GDPR: clauzele contractuale standard aprobate de Comisia Europeană (SCC) și/sau certificarea furnizorului în cadrul EU–US Data Privacy Framework, plus măsuri tehnice suplimentare (criptare în tranzit și în repaus). Poți cere o copie a garanțiilor aplicabile scriind la info@clientinoi.ro.

• Datele contului — cât timp ai cont activ. După ce anulezi, le mai păstrăm 30 de zile (ca să te poți răzgândi fără să pierzi nimic), apoi le ștergem la cererea ta sau automat.
• Facturile și documentele contabile — 10 ani de la finalul exercițiului financiar, conform legii, chiar dacă îți ștergi contul între timp.
• Jurnalele de activitate și datele tehnice — până la 12 luni, apoi sunt șterse sau anonimizate.
• Datele lead-urilor — cât timp contul tău e activ sau până le ștergi tu. O firmă ștearsă printr-o cerere de ștergere globală (mai jos) este eliminată imediat din toate conturile platformei.
• Copiile de siguranță — rotite continuu și suprascrise în cel mult 30 de zile.

Conform GDPR, ai următoarele drepturi asupra datelor tale personale:

• Acces — o copie a datelor pe care le avem despre tine;
• Rectificare — corectarea datelor greșite sau incomplete;
• Ștergere („dreptul de a fi uitat”) — ștergerea contului și a datelor, în limitele obligațiilor noastre legale de păstrare;
• Restricționare — oprirea temporară a unei prelucrări cât timp o contești;
• Portabilitate — primirea datelor într-un format structurat, folosit frecvent și citibil automat (de ex. CSV);
• Opoziție — să te opui prelucrărilor bazate pe interesul legitim, inclusiv creării de profiluri;
• Retragerea consimțământului — oricând, acolo unde prelucrarea se bazează pe consimțământ, fără să afecteze prelucrările de dinainte;
• Să nu fii supus unei decizii automate cu efect juridic sau similar — vezi secțiunea „Decizii automate și profilare”.

Multe le poți exercita singur, imediat: îți exporți lead-urile din Setări → Export, îți modifici datele din cont și îți deconectezi căsuța de email. Pentru restul, scrie la info@clientinoi.ro. Răspundem gratuit, în cel mult 30 de zile (termen care poate fi prelungit cu două luni pentru cereri complexe, caz în care te anunțăm). Îți putem cere o dovadă de identitate ca să ne asigurăm că nu dăm datele tale altcuiva.

Dacă nu ești mulțumit de felul în care îți prelucrăm datele, scrie-ne întâi la info@clientinoi.ro și încercăm să rezolvăm. Ai însă și dreptul să depui o plângere la autoritatea de supraveghere:

Autoritatea Națională de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal (ANSPDCP)
B-dul G-ral. Gheorghe Magheru nr. 28–30, Sector 1, 010336 București
Telefon: +40 318 059 211 · E-mail: anspdcp@dataprotection.ro · Web: www.dataprotection.ro

De asemenea, te poți adresa direct instanțelor de judecată competente.

Folosim prelucrare automată în două locuri: (1) un scor care ordonează lead-urile după cât de potrivite par ofertei tale (ține cont de vechimea firmei, semnale de angajare, prezența unui site, domeniul de activitate, mărimea estimată) și (2) un model AI care redactează textul email-urilor și clasifică răspunsurile.

Niciuna dintre acestea nu produce o decizie cu efect juridic sau similar semnificativ luată exclusiv automat: tu revizuiești și aprobi fiecare email înainte să plece, iar scorul este doar o sugestie de prioritizare, pe care o poți ignora. Poți cere oricând intervenție umană, o explicație a logicii sau să contești un rezultat, scriind la info@clientinoi.ro.

Nu ești clientul nostru, dar tot ai drepturi asupra datelor tale, iar această secțiune ține loc de informare conform Art. 14 GDPR (date obținute din alte surse decât de la tine).

• Ce date prelucrăm: nume firmă, CUI, domeniu de activitate, site, adresă de email și telefon de contact cu caracter public, iar uneori numele unei persoane de contact publicat de firmă. Nu căutăm date private sau sensibile.
• De unde le avem: registre publice (ONRC/ANAF), Google Maps, portaluri de recrutare, directoare de firme, site-ul firmei și furnizori licențiați de date despre companii.
• Pe ce temei: interesul legitim în prospectarea comercială B2B — Art. 6(1)(f). Am cântărit acest interes față de drepturile tale și l-am limitat la date de business, publice.
• Cât le păstrăm: cât timp rămân relevante pentru utilizatorul care te-a găsit sau până ceri ștergerea.
• Cu cine le împărțim: doar cu utilizatorul platformei care te contactează și cu furnizorii tehnici din secțiunile de mai sus.

Orice email trimis prin platformă are un link de dezabonare — un click te scoate definitiv din lista utilizatorului respectiv. Dacă vrei să dispari complet de pe platformă, indiferent cine te-a contactat, folosește linkul „cerere de ștergere globală” din același email; cererea se aplică imediat, la nivelul întregii platforme. Poți și să ne scrii direct la info@clientinoi.ro, inclusiv pentru acces, rectificare sau opoziție.

• Trafic criptat cu TLS între tine, platformă și furnizori.
• Credențialele căsuței de email (parolă SMTP, token-uri Gmail/Outlook) sunt criptate în repaus (AES-256-GCM).
• Fiecare cont vede exclusiv propriile date — izolare impusă la nivel de bază de date (Row Level Security).
• Accesul echipei noastre e limitat la strictul necesar pentru suport tehnic și e jurnalizat.
• Datele principale sunt găzduite exclusiv în UE.

Dacă totuși are loc o breșă de securitate care îți pune în pericol datele, anunțăm ANSPDCP în cel mult 72 de ore și te informăm și pe tine fără întârziere nejustificată atunci când riscul este ridicat.

Folosim doar cookie-uri strict necesare funcționării site-ului, așa că nu îți cerem consimțământ pentru ele (excepția pentru cookie-uri strict necesare din Legea nr. 506/2004). Nu folosim cookie-uri de analiză sau de publicitate și nu urmărim comportamentul tău între site-uri.

ClientiNoi este un serviciu B2B, destinat firmelor și profesioniștilor. Nu se adresează persoanelor sub 18 ani și nu colectăm cu bună știință date despre minori. Dacă aflăm că am primit astfel de date, le ștergem.

Putem actualiza această politică pe măsură ce serviciul evoluează. Data de la începutul paginii arată ultima modificare. Dacă schimbările sunt importante pentru tine (de exemplu un scop nou sau un furnizor nou), te anunțăm prin email sau în aplicație cu cel puțin 14 zile înainte să intre în vigoare.

Pentru orice întrebare despre datele tale sau pentru a-ți exercita drepturile: info@clientinoi.ro.

Operator de date: POPA V.-I. GEORGE PERSOANĂ FIZICĂ AUTORIZATĂ, CUI 53806147, nr. Registrul Comerțului F2026006139009, B-dul Bucureștii Noi, 136, et. Parter, ap. 5, SECTOR 1, BUCURESTI.